7 (+ 1) consigli per aumentare la produttività in ufficio

Come lavorare in modo più intelligente e costruttivo

7+1 consigli per aumentare la produttività in ufficio

Suona la sveglia del cellulare, lo guardi, spingi “ritarda” e decidi di dormire altri 5 minuti.
Quante volte lo fai? Certe mattine tirerei il cellulare due viali dopo il mio.

Ci sono giorni più produttivi ed altri dove si rende molto di meno, è normale. Siamo esseri umani e i giorni non sono tutti uguali, per tante tante variabili. Ma ci sono alcuni piccoli “trucchi” per aumentare la produttività sul lavoro senza farsi distrarre da qualsiasi cosa.

1. Definire e concentrarsi sulle priorità

Chi mi conosce, sa che ripeto spesso una frase, ossia: “Le urgenze sono in ospedale, noi non operiamo a cuore aperto”. Ci sono priorità e priorità e all’interno della giornata lavorativa è importante battezzare e scandire bene queste attività.

Ovviamente un CRM è prezioso alleato in questo, anche se in realtà, oltre al CRM, io mi appunto le varie cose da fare anche su carta. Ho come l’impressione di essere osservato dai miei appunti. Accanto al lavoro da fare, ci metto sempre anche l’ipotetica data entro la quale quel lavoro va evaso, in modo da poter anche spostare eventuali “task”.
Ovviamente le scadenze devono essere reali e raggiungibili, altrimenti procrastinare diventa l’ordine del giorno.

2. Attenzione alle distrazioni

Siamo bombardati di notifiche: email, inviti ad eventi dall’altra parte del mondo su Facebook, messaggi dal gruppo degli amici su whatsapp, il profilo con 747k followers che incredibilmente decide di seguire te su Instagram, ecc ecc.
Sarebbe bello staccare ed isolarsi da tutto mentre si fa un lavoro, ma credo che in pochi riescano a farlo al 100%.

In Retorica ci sono alcuni momenti in cui indossiamo le cuffie e cerchiamo di isolarci, altri invece dove è giusto lavorare in gruppo e condividere idee e pensieri, ma è importante riuscire a trovare un metodo di lavoro per non essere frammentati e distratti in continuazione.

Bisognerebbe disattivare le notifiche delle mail, dei messaggi del telefono e di tutti i social e decidere di guardare quando si ha veramente il tempo per farlo. Come diceva il buon Rudy Bandiera, “Dobbiamo essere disponibili, NON a disposizione”. E’ leggermente diverso!

3. L’importanza delle pause e la pericolosità delle routine

Le pause sono importantissime, sia in caso di lavoro “creativo”, sia in caso di lavoro ripetitivo. Fondamentale staccare il cervello per ritrovare ispirazione e creatività ma anche concentrazione e metodo. Prendere un caffè, fare una passeggiata, godere di una boccata di aria sul terrazzo, leggere qualche pagina di un libro,… la cosa importante è, però, evitare la pausa al PC o sul cellulare!
Ed è altrettanto importante non cadere nella routine e nella ripetitività: vere nemiche della noia, della mancanza di stimoli e quindi della scarsa produttività.

4. Multitasking si o no?

Il multitasking: la rovina della produttività! Facciamo tre o quattro cose in una volta, in realtà non ne facciamo una fatta bene. O meglio, ci illudiamo di fare tanto, ma magari ci mettiamo più tempo rispetto ad una operatività più organizzata. Si passa da un’attività all’altra, senza fare veri progressi, anzi si corre il rischio di dimenticarsi qualcosa.

La sensazione è quella che fare troppe cose in una volta sia un grosso colpo al livello di attenzione e quindi, inevitabilmente, un calo di prestazione. E’ inutile, si è molto più distratti. Insomma, chi troppo vuole nulla stringe. Passando da un’attività all’altra, la nostra mente deve ri-organizzarsi, ri-elaborare le nuove informazioni e quindi agire. E’ inevitabile una perdita di concentrazione.

Si possono fare due cose contemporaneamente se sono due attività che coinvolgono parti diverse del cervello. Provate a parlare con una persona e scrivere una email di lavoro contemporaneamente. Dopo pochi istanti, la vostra email sarà piena di errori e la persona davanti a voi, si starà chiedendo perché non la ascoltate.

5. L’importanza dei NO

“No”. Ma quanto è bello dire NO? È una parolina semplice e corta, ma che molti di noi hanno difficoltà a dire. Tuttavia dire “no” non dovrebbe essere scoraggiante, non dovrebbe essere sempre affiancata ad una cosa “negativa”. Anzi, dovrebbe essere solo un modo per parametrizzare le relazioni di business, per stabilire priorità e per crescere ancora di più.

6. Riunioni ed organizzazione, sono fondamentali ma attenzione…

Quanto ci piace fare le riunioni, eh? Possono risolvere tante problematiche ed evitarne altrettante, ma bisogna fare attenzione. E’ importante definire prima alcune cose:

  • quando farla: può essere settimanale o può essere mensile o può essere “straordinaria” ma consideriamo bene anche il momento in cui la facciamo. Evitiamo di farla in un momento in cui sappiamo essere più produttivo di altri
  • definire bene l’ordine del giorno, in modo da coinvolgere solo le persone realmente interessate e dare loro modo di essere preparate
  • ovviamente, definire bene chi deve partecipare. E’ importante non far perdere tempo a qualcuno che magari non è parte attiva dell’ODG

7. La regola dei 3 minuti…

Se hai in scaletta un’attività che ti chiede meno di 3 minuti per evaderla, falla subito!
E’ più il tempo di inserirla nella lista dei ToDo ed è più il “fastidio” di vedere una lista di cose da fare che si allunga.

7+1) Last but not least…

Chiedere ad Alessandrini di prendersi un giorno di ferie oppure organizzare una sua visita da un cliente. E per magia… cala il silenzio!
Battute a parte, l’ultimo consiglio è quello di avere un ambiente positivo e leggero, visto che dobbiamo lavorare, cerchiamo di farlo al meglio.
L’ambiente di lavoro in Retorica credo che sia facilmente intuibile.

Cosa ne pensi? Se hai qualche consiglio in più, fammi sapere!

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