Organizzare eventi ai tempi di internet: intervista a Giorgia Teresi

L’organizzatore di eventi è una professione che desta sempre tanta curiosità. Quando si pensa agli eventi si pensa alle feste, al divertimento e alla parte “leggera” mentre organizzare un evento oggi è un lavoro a tutti gli effetti che richiede grande passione e meticolosità. Per fare un po’ di chiarezza abbiamo fatto qualche domanda a Giorgia Teresi che ogni giorno si occupa di eventi per la casa Editrice Dario Flaccovio. Tanti gli spunti interessanti e qualche consiglio finale per chi sogna di muoversi di riempire gli eventi di domani.

Ciao Giorgia, racconta ai nostri lettori chi sei e cosa fai.

Ciao, sono Giorgia Teresi, ho 34 anni e collaboro come Event Manager in Dario Flaccovio Editore da qualche anno, esattamente due, il 24 dicembre. Palermitana ed isolana nell’animo, la curiosità è uno dei miei elementi distintivi e proprio grazie a quest’ultima caratteristica ho conseguito un master di primo livello in marketing e organizzazione degli eventi alla LUMSA di Roma, nel lontano 2010, dove ho scoperto la mia passione per le fasi operative ed organizzative degli eventi. Anche se l’organizzazione fa proprio parte del mio DNA.

Come si svolge al giorno d’oggi il lavoro di event manager? Raccontaci la tua giornata tipo.

Non c’è una vera e propria giornata tipo nella vita di un event manager. È un lavoro dinamico e le priorità possono cambiare di giorno in giorno in base alle scadenze incalzanti e le variabili aspettate e inaspettate. Bisogna essere sempre pronti a risolvere problemi. Il mantra è: ci vuole calma e sangue freddo, come qualcuno cantando ci ha insegnato.

La mia giornata classica si svolge in ufficio dalle 9 alle 17. Quando ho un evento l’orario di fine coincide con la fine dell’evento. Se ho un evento imminente la prima cosa che faccio arrivata in ufficio è verificare che tutte le attività siano svolte per tempo e mi coordino con il resto del team in modo tale che posso avere tutto sotto controllo. Mi piace procedere per task e to do. Tra le attività di routine sicuramente rientrano: gestire le mail, gli appuntamenti telefonici con gli autori, il coordinamento con gli event manager delle librerie, la gestione delle prenotazioni e registrazioni all’evento organizzato, rispondere ai messaggi su Whatsapp, l’aggiornamento sulle fiere, i recall, l’interazione con giornalisti e le classiche digital PR.

Com’è cambiato il ruolo dell’event manager con l’avvento delle nuove tecnologie e i social network? Basta creare un evento su Facebook come pensano in molti?

Ormai i social network sono diventati parte integrante di ogni nostra esperienza e, nel marketing questo equivale a tante nuove opportunità per ottenere di più dal proprio evento, con la giusta strategia, un buon piano e gli strumenti adeguati. Che tu stia organizzando un evento di networking tra professionisti del tuo settore o un concerto con migliaia di partecipanti, i social network possono aiutarti a diffondere il messaggio e a raggiungere più velocemente meglio il tuo pubblico. Attenzione però non bisogna affidarsi mai al “parteciperò” di un evento Facebook per stimare la buona riuscita. Quante volte è capitato che i “parteciperò” fossero migliaia ma in realtà effettivamente all’evento si siano presentati soltanto poche centinaia di persone? Ecco questo è uno dei momenti in cui devi saper gestire tutto il tuo autocontrollo.

A volte tutte queste variabili ci fanno riflettere se gli eventi “organizzati” sul social network funzionano davvero o no. Sicuramente sono uno strumento in più da usare in modo coordinato a tutte le altre attività programmate per la buona riuscita di un evento. Fra i suggerimenti da tenere a mente per la creazione di un evento su Facebook c’è prima di tutto il fatto di inserire informazioni chiare e precise senza cambiarle di continuo. Altro aspetto importante è quello di non spammare con messaggi privati tutti coloro che possono essere interessati a ciò che offri. Se lavori bene, oppure ti affidi a degli esperti, non c’è bisogno di tempestare di messaggi privati gli utenti.

Quanto è ancora importante la parte offline nel tuo lavoro? e i rapporti umani?

Ogni tipo di evento (presentazione di un libro, fiera, appuntamento culturale, workshop, concerto, rassegna) è costituito da numerose parti che si incastrano come i pezzi di un puzzle. Tutti questi pezzi si uniscono per creare un evento, e ovviamente un evento di successo avrà tutti quei pezzi legati insieme nel modo giusto e nel posto giusto, senza intoppi e secondo i piani. Un aspetto fondamentale della gestione degli eventi è il coordinamento di tutte le diverse componenti di un evento, nonché del team di persone responsabili per ogni aspetto. Le relazioni tra le persone sono fondamentali per la buona riuscita. Anche se la tecnologia aiuta la professione dell’event management due elementi caratteriali sono imprescindibili: la flessibilità e le capacità relazionali. Come sono fondamentali una buona agendina, dei post-it, una penna e un calendario planning dove annotare ogni minimo dettaglio.

Parlando a chi guarda il tuo lavoro con curiosità e fosse interessato a tentare questa carriera, quali consigli daresti? quali sono secondo te le doti che contraddistinguono un buon event manager?

Secondo gli Americani quello dell’event Manager è uno dei lavori più stressanti al mondo. Oltre le buone capacità relazionali si deve essere anche un po’ psicologici, un po’ venditori, un po’ esperti di relazioni umane e un po’ supereroi. Quindi, voi che volete intraprendere questa strada armatevi di sorrisi, pazienza e tanto entusiasmo. Badate bene che organizzare un evento non significa esserne il protagonista, tutt’altro!

Un buon event manager deve saper rimanere nascosto nell’ombra e monitorare, o meglio tirare le fila dell’evento, come un bravo burattinaio. Coordinare da bravo regista da dietro le quinte come in uno spettacolo teatrale.
Se sei un ritardatario, o una persona che spesso e volentieri fa tutto all’ultimo minuto mi spiace deluderti, ma l’Event Management non fa per te. I tempi di preparazione di un evento possono essere molto lunghi, e durare diversi mesi, se non addirittura più di un anno soprattutto per grandi eventi; questo perché le cose da preparare sono molte, quindi saper gestire al meglio il tempo che resta è un aspetto fondamentale.

Doti necessarie che devi avere o che puoi imparare con l’esperienza sul campo sono: capacità organizzativa, creatività (è l’elemento che rende ogni evento esclusivo), gestire la pressione e avere un piano B da mettere in atto con rapidità se il piano A dovesse fare acqua, curiosità e attenzione ai dettagli (sedie, penne, acqua sul tavolo) e tantissima passione.
Quando organizzo un evento che sia una presentazione, un workshop un corso, un incontro culturale, un festival su un’isola minore (come ho fatto nel 2013) è come se stessi organizzando sempre la festa per il mio compleanno, appuntamento molto atteso e rituale ormai fisso di ogni luglio. La passione per i dettagli e la cura per tutto ciò che gravita intorno all’evento permettono di essere ricordati e considerati nel lungo periodo, riconosciuti come un punto di riferimento di qualità e professionalità o anche semplicemente essere chiamati come la signorina Rottenmeier ma con un sorriso sempre sulle labbra.

Grazie mille Giorgia!

Grazie a voi!